Elektronisk tolldeklarasjon forklart

Når du importerer eller eksporterer varer som virksomhet, kan du ikke lenger fylle ut et skjema på papir og levere det i en luke. Tolldeklarasjonen skal som hovedregel leveres digitalt — som en elektronisk tolldeklarasjon til Tolletaten. I denne guiden forklarer vi hva en elektronisk tolldeklarasjon faktisk er, hvorfor det er krav om den for næringsdrivende, hvordan Tolletatens system TVINN fungerer, hvilke opplysninger og format som inngår, hva som skiller den fra Digitoll, hvilke fordeler den har fremfor papir, og hvem som kan levere selv kontra via programvare eller et tollombud.

Hva er en elektronisk tolldeklarasjon?

En elektronisk tolldeklarasjon er rett og slett en tolldeklarasjon som sendes digitalt til Tolletaten i stedet for på papir. Innholdet er det samme som i en hvilken som helst tolldeklarasjon: den forteller Tolletaten hva varen er, hvor den kommer fra, hva den er verdt, og hvem som er ansvarlig. Forskjellen ligger i leveringsmåten — opplysningene utveksles elektronisk mellom virksomhetens (eller tollombudets) programvare og Tolletatens system, ikke som et fysisk dokument.

Selve deklarasjonen er kjernen i fortollingen. Vil du forstå hele bildet — hva fortolling er, hvem som må gjøre det og hvordan toll og mva beregnes — har vi en grundig gjennomgang i guiden vår om fortolling i Norge. Her holder vi oss til det elektroniske aspektet: hvordan deklarasjonen leveres digitalt, hva som kreves, og hvilke valg du har.

Krav om elektronisk deklarering for næringsdrivende

Det viktigste å vite er at elektronisk levering er hovedregelen for næringsdrivende. Tolletaten krever at virksomheter leverer tolldeklarasjonen elektronisk. Privatpersoner er unntatt fra dette kravet — de kan møte opp og deklarere på annen måte — men driver du næring, skal deklarasjonen som utgangspunkt inn digitalt.

Det finnes smale unntak. I særskilte tilfeller kan Tolletaten tillate at en virksomhet deklarerer på en annen måte enn ved elektronisk datautveksling, for eksempel ved et fysisk skjema eller ved å sende deklarasjonen på e-post. Men dette er unntakene, ikke regelen — i praksis betyr kravet at en næringsdrivende enten må ha systemtilgang selv eller bruke noen som har det.

Hvordan fungerer TVINN?

Den elektroniske tolldeklarasjonen sendes gjennom TVINN — Tolletatens elektroniske fortollingssystem. Det er hit opplysningene leveres, og det er TVINN som behandler dem. Tollrepresentanter og næringsdrivende sender deklarasjonen elektronisk til systemet, som kontrollerer hver deklarasjon for formelle feil før den ekspederes.

Avdekker kontrollen en feil — for eksempel et ugyldig varenummer, manglende tillatelse eller feil i et obligatorisk felt — blir deklarasjonen avvist, og du må sende en ny og korrekt versjon. Passerer den kontrollen, kan varene frigis for den valgte tollprosedyren. Det er denne automatiske feilkontrollen som gjør elektronisk levering både raskere og mer forutsigbar enn papir: du får tilbakemelding med en gang, ikke dager senere.

For å sende deklarasjoner til TVINN trengs programvare som kommuniserer korrekt med systemet. Det er nettopp her skillet mellom å gjøre det selv og å bruke et ombud blir konkret — mer om det lenger ned.

Hvilke opplysninger og format inngår?

En elektronisk tolldeklarasjon er strukturert: hver opplysning hører hjemme i et bestemt felt (en rubrikk). De sentrale opplysningene er:

Varenummeret er det opplysningsfeltet som styrer mest. Er klassifiseringen feil, følger feilen med gjennom hele beregningen av toll og avgifter. Det er derfor verdt å bruke tid på riktig varenummer og HS-kode før du sender inn — en elektronisk deklarasjon går raskt gjennom, men bare hvis grunnlaget er korrekt.

En praktisk detalj verdt å kjenne: har du ikke alle opplysningene klare når varen skal over grensen, finnes det i visse tilfeller mulighet for en foreløpig deklarasjon, som senere må suppleres med en endelig deklarasjon. Det er Tolletaten som setter rammene for når dette er tillatt, og en endelig deklarasjon må uansett på plass innen fristen.

Elektronisk tolldeklarasjon og Digitoll

Den elektroniske tolldeklarasjonen og Digitoll blandes ofte sammen, men de er ikke det samme. Deklarasjonen er selve opplysningene som sendes til TVINN. Digitoll er Tolletatens bredere løsning for digital tollbehandling, der opplysninger om transporten skal leveres digitalt før eller senest ved grensepassering — ikke i etterkant.

I praksis henger de tett sammen: i Digitoll-prosessen sendes deklarasjonen til TVINN i forkant, slik at Tolletaten rekker å ferdigbehandle den før varene ankommer. Når alle opplysningene er levert digitalt før eller ved grensepassering, slipper man i de fleste tilfeller stopp, og varene kan frigis med en gang for den valgte tollprosedyren. Tyngdepunktet i hele tollbehandlingen flyttes dermed fremover i tid.

Fordeler fremfor papir

Hvorfor er det lagt opp til elektronisk levering i det hele tatt? Fordelene er konkrete:

• Raskere behandling. Deklarasjonen kontrolleres automatisk i TVINN med en gang, slik at varene kan frigis raskere enn ved manuell, papirbasert behandling.
• Automatisk feilkontroll. Formelle feil — ugyldig varenummer, manglende felt — fanges opp umiddelbart, ikke etter at varen allerede står fast.
• Sporbarhet og oversikt. De digitale deklarasjonene samles, og du kan hente en samlet oversikt over virksomhetens deklarasjoner i Altinn.
• Bedre grunnlag for mva. Den korrekt deklarerte tollverdien blir grunnlaget når du som mva-registrert rapporterer innførsels-mva i mva-meldingen.

Nettopp mva-punktet er verdt å understreke: er du mva-registrert, betaler du ikke innførsels-mva til Tolletaten. Du beregner og rapporterer den selv i mva-meldingen til Skatteetaten, og henter deklarasjonsoversikten i «Min meldingsboks» i Altinn. Den elektroniske tolldeklarasjonen dokumenterer varen og tollverdien; mva-håndteringen skjer altså i et annet system. Vil du se hele import-bildet med toll, mva og avgifter, går vi gjennom det i guiden om import til Norge.

Levere selv eller via tollombud?

Når elektronisk levering er et krav, blir spørsmålet hvordan du skaffer tilgangen. Du har i praksis to veier:

• Deklarere selv i TVINN. Da må virksomheten søke Tolletaten om tillatelse til å overføre tolldeklarasjoner elektronisk, og gjennomføre en testperiode. Testperioden skal sikre at programvaren din kommuniserer korrekt med TVINN, at du kan deklarere riktig, og at du håndterer meldinger fra systemet riktig. Det forutsetter altså både egnet programvare og kompetanse på klassifisering, tollverdi og regelverk.
• Bruke et tollombud. Et tollombud (en tollrepresentant) har systemtilgang og programvare fra før, og leverer den elektroniske tolldeklarasjonen på dine vegne. Du slipper å bygge opp egen TVINN-tilgang og kompetanse, og en fagperson sørger for at deklarasjonen er korrekt utfylt og sendt inn i tide. Vil du vite hva det innebærer å sette bort jobben, har vi en egen gjennomgang av hjelp med fortolling.

Uansett hvilken vei du velger, ligger ansvaret for at opplysningene er riktige hos vareeier eller importør — også når et ombud sender inn deklarasjonen for deg. Skal du gjøre det selv, bør du regne med oppstartstid til søknad, testing og opplæring i programvaren. Skal du sette det bort, er det verdt å vite hva fortolling koster og hva som inngår. Og er du usikker på hele prosessen, viser vi den praktiske fremgangsmåten steg for steg i guiden om hvordan deklarere import.

Slik hjelper vi deg

Som digitalt tollombud har vi systemtilgangen og programvaren mot TVINN på plass, og leverer den elektroniske tolldeklarasjonen for deg. Vi klassifiserer varene med riktig varenummer, fastsetter tollverdien, fremmer krav om preferansetoll der det er grunnlag, og sender deklarasjonen elektronisk — slik at du slipper å søke om egen TVINN-tilgang, gjennomføre testperiode eller bli ekspert på tollregelverket selv. Du sender oss fakturaen og fraktdokumentet; vi tar resten.

Kilder: Tolletaten — Deklarering i TVINN, Tolletaten — TVINN og Skatteetaten — Merverdiavgift ved import. Regler, frister og krav kan endres; kontroller alltid gjeldende informasjon hos Tolletaten og Skatteetaten før du deklarerer varer.