Proformafaktura: når brukes den og hva skal den inneholde?

Sender du varer ut av Norge uten at mottakeren skal betale — enten det dreier seg om en gave, en garantierstatning, en vareprøve eller en reparasjonssending — krever myndighetene dokumentasjon på hva forsendelsen inneholder og hva det er verdt. Det er her proformafakturaen kommer inn. I denne guiden går vi gjennom hva proformafaktura er, når du skal bruke den, hva Tolletaten krever at den inneholder, og hva som skiller den fra en handelsfaktura. Vil du ha det fulle bildet av selve eksportdeklarasjonen — enhetsdokumentet, rubrikker og TVINN — finner du det i guiden om eksportdeklarasjon og utførsel.

Hva er en proformafaktura?

En proformafaktura er et tolldokument som utstedes når det ikke skal betales for varene som leveres. Tolletatens definisjon er klar: proformafaktura brukes for eksempel ved erstatningsvarer, garantivarer, gaver, returvarer og vareprøver — tilfeller der mottakeren ikke skal betale for varen.

Dokumentet ligner en vanlig handelsfaktura i format og innhold, men har én avgjørende forskjell: det skal tydelig fremgå at det ikke er en betalbar faktura. Tolletaten bruker proformafakturaen til å vurdere om varene er avgiftspliktige — avgjørelsen er Tolletatens, uavhengig av om varen er gratis for mottakeren.

Når skal du bruke proformafaktura?

Bruk proformafaktura i stedet for handelsfaktura i disse tilfellene:

• Gaver — private eller forretningsmessige forsendelser der mottakeren ikke betaler.
• Vareprøver — gratis prøver sendt til potensielle kunder.
• Garantierstatninger og erstatningsleveranser — der betaling allerede er gjort, eller der du dekker varen under garanti.
• Varer til reparasjon — utstyr sendt ut for reparasjon og deretter tilbake til Norge.
• Returvarer — varer som sendes tilbake til avsender uten ny betaling.

Ifølge Tolletaten kan proformafaktura også benyttes der handelsfaktura eller salgsfaktura ikke er utstedt eller tilgjengelig.

Hva skal en proformafaktura inneholde?

Tolletaten stiller klare krav til innholdet. Ifølge Tolletatens offisielle veiledning skal en proformafaktura inneholde:

1. Det skal stå «proformafaktura» — dokumentet må tydelig merkes slik at tollmyndighetene vet hva de har foran seg.
2. Dato for utstedelse — når dokumentet er utferdiget.
3. Avsender og mottakers navn og adresse — fullstendig informasjon om begge parter.
4. Varebeskrivelse — en nøyaktig beskrivelse av hva som sendes. Det holder ikke å skrive «vareprøve», «gave» eller «klær» — beskriv varen spesifikt.
5. Antall og vekt — antall enheter og vekt (brutto og netto der relevant).
6. Vareverdi — reell markedsverdi i en bestemt valuta (se mer under).
7. At varen ikke skal betales — det må tydelig fremgå at det ikke er en betalingstransaksjon.

I tillegg anbefales det å inkludere følgende opplysninger, særlig ved grensekryssing:

• Tolltariffnummer (varenummer) — klassifisering fra tolltariffen.
• Opprinnelsesland — landet der varen er produsert (ikke sendt fra, men produsert i).
• Leveringsbetingelser (Incoterms) — hvem som har ansvar og kostnader i transporten.
• Årsak til eksport — for eksempel «gave privat», «garantireparasjon» eller «defekt vare til reparasjon».

Hva med vareverdi — kan den settes til null?

Et vanlig spørsmål er om vareverdi kan settes til null på proformafakturaen, siden mottakeren ikke betaler. Svaret er nei. Verdien skal gjenspeile varens reelle markedsverdi, selv om den er gratis for mottakeren. Det gir tollmyndighetene korrekt grunnlag for vurderingen.

Du kan legge til teksten «No charge. Value for customs purposes only» (til land utenfor Skandinavia anbefales engelsk tekst) for å tydeliggjøre at det ikke er en kommersiell transaksjon — men selve verdien skal fortsatt være realistisk. En falsk lav verdi kan oppfattes som forsøk på å unngå avgifter og kan føre til etterkontroll.

Handelsfaktura eller proformafaktura — slik velger du riktig

Proformafaktura og eksportdeklarasjon — to ulike krav

Det er viktig å skille mellom proformafakturaen og selve eksportdeklarasjonen. Proformafakturaen er tolldokumentet som beskriver forsendelsen — den følger med varen og gir tollmyndighetene i både utførsels- og mottakerlandet informasjon om innholdet.

Eksportdeklarasjonen (utførselsdeklarasjonen) er den formelle meldingen til Tolletaten om varer som føres ut av Norge. Næringsdrivende er pålagt å levere denne elektronisk i TVINN — uavhengig av om det brukes handelsfaktura eller proformafaktura. Proformafakturaen er altså ett av dokumentene som underbygger deklarasjonen, ikke et alternativ til den.

For en fullstendig gjennomgang av hva eksportdeklarasjonen krever, se vår guide om eksportdeklarasjon og utførselsdeklarasjonen. For det overordnede bildet av hva eksport fra Norge innebærer — fra deklarering og frihandelsavtaler til hvem som er ansvarlig — se eksport fra Norge: eksportdeklarasjon og utførsel.

Fakturaerklæring og opprinnelse

Sender du varer som kan gi tollpreferanse i mottakerlandet (lavere toll eller tollfrihet under en frihandelsavtale), kan du inkludere en fakturaerklæring på proformafakturaen. Fakturaerklæringen bekrefter varens opprinnelse, og krever signatur eller et autorisasjonsnummer dersom du er godkjent eksportør. Selv om proformafakturaen ikke er en betalbar faktura, kan den altså også bære opprinnelseserklæringen.

Praktiske tips for utfylling

Slik hjelper vi deg med tolldokumentasjonen

Som digitalt tollombud hjelper vi deg med riktig tolldokumentasjon ved eksport — enten du trenger hjelp med proformafakturaen, eksportdeklarasjonen i TVINN, eller opprinnelsesbevis under en frihandelsavtale. Du slipper å sette deg inn i rubrikker, varenummer og krav fra ulike tollmyndigheter.

Kilder: Tolletaten — Hva skal en handelsfaktura inneholde? (oppdatert 22.6.2026) · Tolletaten — Sende varer til utlandet · Tolletaten — Deklarering ved eksport. Regler og krav kan endres; kontroller alltid gjeldende informasjon hos Tolletaten.